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Normatividad

Información Importante

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Establece en su artículo 128 que los libros pueden ser llevados en cualquier formato de reconocido valor técnico contable y que deben ser llevados directamente por el ente económico.
En el artículo 130 establece la forma en que debe llevarse el libro de accionistas. Al respecto indica que: “Los entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento.

Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior.” En su artículo 131 establece la forma como debe llevarse el libro de actas: “Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.”
En su artículo 134 establece como debe ser la conservación de los mismos, artículo derogado tácitamente por el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 el cual reza: “ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO”. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.

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Establece las condiciones que deben cumplirse para que un mensaje de datos (email, documento electrónico), documento NO FÍSICO, pueda ser admitido legalmente en Colombia. Para el efecto se establece el uso de las firmas digitales como mecanismo equivalente a la firma manuscrita de los documentos físicos, para firmar los documentos electrónicos y los mensajes de datos. Para que un documento electrónico tenga plena validez, se deben cumplir tres principios fundamentales:
a. Garantizar el origen. El firmado que se realice sobre el documento electrónico debe garantizar al firmante o los firmantes del mismo. Para el efecto, la firma digital deberá pertenecer a la persona que firma el documento y deberá ser expedida por una entidad de certificación abierta y debidamente reconocida en el territorio colombiano.
b. Inalterabilidad y no repudio. El firmado que se realice debe garantizar que el documento no se altere o en su defecto, que si este ha sido alterado, luego del firmado, esta situación pueda detectarse.
c. Perdurabilidad y recuperación en el tiempo. El formato electrónico utilizado y el firmado del mismo debe permitir que pueda ser reproducido en cualquier momento durante el periodo de vida legal del documento.

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Establece y habilita el uso de firmas electrónicas en los siguientes términos: “Que para impulsar el desarrollo del comercio electrónico, internacionalmente se ha recomendado promover enfoques apropiados para el reconocimiento legal. de firmas electrónicas bajo el principio de neutralidad tecnológica, previsto en el numeral 6 del artículo 2 de la Ley 1341 de 2009.

Que en el documento CONPES 3620 de 2009 se recomendó promover el uso de la firma electrónica como esquema alternativo de la firma digital “ Establece igualmente en su artículo 3: “Cumplimiento del requisito de firma. Cuando se exija la firma de una persona, ese requisito quedará cumplido en relación con un mensaje de datos si se utiliza una firma electrónica que, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable, sea tan confiable como apropiada para los fines con los cuales se generó o comunicó ese mensaje”.
Establece en su artículo 4 que se debe cumplir para que una firma electrónica sea confiable: “Confiabilidad de la firma electrónica. La firma electrónica se considerará confiable para el propósito por el cual el mensaje de datos fue generado o comunicado si:
1) Los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al firmante.
2) Es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos, hecha después del momento de la firma.
Parágrafo. Lo dispuesto anteriormente se entenderá sin perjuicio de la posibilidad de que cualquier persona:
1) Demuestre de otra manera que la firma electrónica es confiable; o
2) Aduce pruebas de que una firma electrónica no es confiable “ Finalmente nos indica que para establecer el grado de confiabilidad y seguridad de las firmas electrónicas se debe: “Criterios para establecer el grado de seguridad de las firmas electrónicas. Para determinar si los procedimientos, métodos o dispositivos electrónicos que se utilicen como firma electrónica son seguros, y en qué medida lo son, podrán tenerse en cuenta, entre otros, los siguientes factores:
1) El concepto técnico emitido por un perito o un órgano independiente y especializado.
2) La existencia de una auditoria especializada, periódica e independiente sobre los procedimientos, métodos o dispositivos electrónicos que una parte suministra a sus clientes o terceros como mecanismo electrónico de identificación personal. ”

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Establece en su artículo 173 que los comerciantes pueden llevar los libros de comercio en archivos electrónicos siempre y cuando se garantice en forma ordenada, la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación, de conformidad con las normas contables vigentes y aplicables al diligenciamiento de los libros de contabilidad.
En su artículo 175 establece que los únicos libros que deben inscribirse en el Registro Mercantil son los libros de registro de socios y accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios.

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Dicta las disposiciones generales para que las Cámaras de Comercio implementen el servicio para que los entes económicos puedan llevar sus libros de accionistas o asociados y los libros de actas de asamblea de socios y accionistas en forma electrónica.
En su artículo 2 determina: “Se entiende por libros de comercio en medios electrónicos, aquellos documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del presente decreto.
El registro de los libros de comercio en medios electrónicos deberá surtirse ante la cámara de comercio del domicilio del comerciante, de conformidad con las plataformas electrónicas o sistemas de información previstos para tal efecto mediante las instrucciones que, sobre el particular imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
En todo caso, deberán sujetarse a lo dispuesto en este decreto y en el inciso 2° del artículo 56 del Código de Comercio, de manera que se garantice la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación en forma ordenada.
El diligenciamiento y la veracidad de los datos de la información registrada, serán responsabilidad Única y exclusiva del comerciante, de conformidad con las normas que regulan la materia. ”
En su artículo 4 establece como debe ser el registro de los libros electrónicos:

“Registro de libros de comercio en medios electrónicos. Los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y junta de socios, que deban ser inscritos en el registro mercantil, podrán llevarse por medio de archivos electrónicos y para su inscripción en el registro mercantil, deberán cumplir con los siguientes requisitos:

1. Inclusión de un mecanismo de firma digital o electrónica, a elección del comerciante, en el archivo electrónico enviado para registro en los términos de la Ley 527 de 1999;

2. Inclusión de un mecanismo de firma digital o electrónica por parte de la Cámara de Comercio correspondiente. La cámara de comercio devolverá al solicitante el archivo electrónico a la dirección electrónica que esté registrada. Para ello, deberá firmarlo y dejar constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo, por cualquier medio tecnológico disponible.

3. Constancia electrónica expedida por la cámara de comercio correspondiente, de la siguiente información:
Cámara de comercio receptora;
Fecha de presentación del libro para registro;
Fecha de inscripción;
Número de Inscripción;
Identificación del comerciante o persona obligada a registrar;
Nombre del libro, y;
Uso al que se destina.

4. Al registrar un libro electrónico las páginas del libro físico que le antecedió, que no hubieran sido empleadas, deberán ser anuladas. Para efectos de lo anterior, deberá presentarse el libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público, de conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993. ”

El artículo 7 indica las condiciones de seguridad e inalterabilidad que deben cumplirse: “Seguridad e inalterabilidad de la información. Para efectos del presente decreto, las cámaras de comercio deben garantizar que la información contenida en el registro de libros electrónicos sea completa e inalterada de manera que su conservación cumpla con las siguientes condiciones, además de aquellas señaladas en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999:

1. Que la información que contenga sea accesible para su posterior consulta;
2. Que se garantice su integridad, confidencialidad, autenticidad y conservación, mediante la inclusión del contenido del libro a registrar, en un sistema de conservación de mensajes de datos. Para este efecto, la cámara de comercio correspondiente deberá disponer de las aplicaciones, servicios y medios tecnológicos que permitan el cumplimiento de este numeral;
3. Que la cámara de comercio garantice los mecanismos que impidan el registro de forma simultánea de un mismo libro, en medios. electrónicos o copia física. En cualquier caso, será responsabilidad del comerciante o de la persona obligada, escoger e informar a la cámara de comercio respectiva, si utilizará el mecanismo físico o electrónico para realizar el registro;
4. Que se verifique la autenticidad del libro objeto de registro, en medios electrónicos, de conformidad con los procedimientos de verificación de firmas digitales o electrónicas, según sea el caso; ”

En relación con la integridad, inalterabilidad e integridad, en el artículo 8 indica que: “Sobre la inalterabilidad, integridad y seguridad de los libros inscritos. Las plataformas o sistemas electrónicos deberán incorporar un mecanismo de ‘firma electrónica o digital, a afectos de garantizar la autenticidad, integridad e inalterabilidad de los diferentes registros efectuados por parte de quien diligencia los libros de comercio electrónicos.

Los libros de comercio electrónico inscritos, deberán contar en sus registros con un mecanismo de firma digital o electrónica de las personas que intervengan en su diligenciamiento. Es responsabilidad de cada comerciante la provisión de las firmas y estampas cronológicas necesarias.

Las plataformas o sistemas electrónicos, deberán garantizar el cifrado de los datos que en estos se incorporan, a efectos de lograr la confidencialidad de la información, que podrá ser consultada única y exclusivamente por el comerciante y/o por las autoridades judiciales y administrativas que requieran dicha información para el cumplimiento de sus funciones.

En su artículo 9 establece los servicios adicionales que se pueden prestar:

“Servicios de archivo y conservación de libros electrónicos. Las cámaras de comercio podrán ofrecer aplicaciones y servicios basados en plataformas electrónicas o sistemas de información, que permitan al comerciante crear libros electrónicos, registrar sus anotaciones, solicitar y registrar enmendaduras, siempre que garanticen los requisitos previstos en el artículo segundo del presente decreto.
Para estos efectos se deberá dar cumplimiento a las disposiciones previstas en el presente decreto.

En su artículo 11 establece la responsabilidad en la conservación de los libros electrónicos así: “Conservación de libros electrónicos. El comerciante que opte por el registro de libros en medios electrónicos, de que trata el artículo 173 del Decreto 019 de 2012, deberá garantizar, en todo caso, la conservación de los mismos, durante los términos previstos legalmente para ello.

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Establece las características que debe tener un documento electrónico: “De acuerdo con la Norma NTC/ISO 15489-1 para que sirvan de apoyo a la gestión de las entidades y puedan servir de prueba, los documentos electrónicos deben poseer ciertas características:

Autenticidad. Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma. Para garantizar la autenticidad de los documentos, las entidades deberán implantar y documentar políticas y procedimientos para el control de la creación, recepción, transmisión, mantenimiento y disposición de los documentos, de manera que se asegure que los creadores de los mismos estén autorizados e identificados y que los documentos estén protegidos frente a cualquier adición, supresión, modificación, utilización u ocultación no autorizadas.

Integridad. Hace referencia al carácter completo e inalterado del documento electrónico. Es necesario que un documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas. Las políticas y los procedimientos de gestión de documentos deben decir qué posibles anotaciones o adiciones se pueden realizar sobre el mismo después de su creación y en qué circunstancias se pueden realizar. No obstante, cualquier modificación que se realiza debe dejar constancia para hacerle su seguimiento.

Fiabilidad. Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en él. Es una representación completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a él para demostrarlo. Los documentos de archivo deben ser creados en el momento o poco después en que tiene lugar la operación o actividad que reflejan, por individuos que dispongan de un conocimiento directo de los hechos o automáticamente por los instrumentos que se usen habitualmente para realizar las operaciones.

Disponibilidad. Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su presentación debe mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de los documentos debe ser suficientemente claro y contener la información necesaria para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron. Debe ser posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organización. Se deben mantener los vínculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia de actividades.”

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Los formatos a utilizar para el manejo de los libros electrónicos, deben de antemano cumplir con los siguientes requisitos, los cuales están establecidos en la norma internacional NTC/ISO15489-1 y en la guía No. 3 del Archivo General de la Nación y se relacionan directamente con las características de un documento electrónico como son:

a. Generalidades: Un documento debe reflejar correctamente lo que se comunicó o decidió o la medida que se adoptó. Debería ser capaz de satisfacer las necesidades de la organización a la que está vinculado y poder ser utilizado para rendir cuentas.
Además de su contenido en documento también debería incluir los metadatos necesarios para documentar una determinada operación, o estar permanentemente ligado o asociado a dicha metadata, tal y como se indica a continuación:

a1. La estructura de un documento, es decir, su formato y las relaciones existentes entre los elementos que lo integran debería permanecer intacta.
a2. El contexto en el que el documento fue creado, recibido y utilizado debería quedar patente en el mismo.
a3. La vinculación existente entre documentos simples, que se mantienen separados y se combinan para dar lugar a una unidad documental compuesta, debería permanecer siempre presente.

b. Autenticidad: El documento auténtico es aquel del que se puede probar:
b1. Que es lo que afirma ser
b2. Que su origen se puede comprobar (quien lo hizo y/o generó)
b3. Que se hizo (creó o envió) en el momento en que se afirma

c. Fiabilidad: Un documento fiable es aquel cuyo contenido puede ser considerado una representación completa y precisa de las operaciones, actividades o los hechos de los que da testimonio.

d. Integridad: Garantizar que el documento se mantiene completo e inalterado.

e. Disponibilidad: Debe garantizarse que el documento puede ser recuperado, consultado, presentado e interpretado, así el tiempo entre su creación y envío y su tiempo de consulta sea amplio.

Teniendo en cuenta que se deben cumplir las condiciones de origen, inalterabilidad y perdurabilidad en el tiempo de los libros electrónicos, se establece el formato PDF/A como estándar para el registro ante la Cámara de Comercio de los libros en forma electrónica, teniendo en cuenta que este formato permite entre otras cosas:

a. Por tratarse de un estándar se garantiza que podrá ser leído por los terceros interesados, sin que se requiera para ello software especial o particular.
b. Al ser un estándar, universalmente aceptado, garantiza la perdurabilidad en el tiempo.
c. Permite adicionar metadata sin alterar el contenido del libro
d. Permite ser firmado digitalmente (multifirma digital)
e. Es el único formato electrónico aceptado por el archivo general de la nación que permita garantizar su perdurabilidad en el tiempo.
f. Es el estándar seleccionado por el Gobierno Colombiano para la generación de documentos desde el Gobierno Nacional hacia el ciudadano.

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Procedimiento para efectuar el registro de los libros de comercio registrables en medios electrónicos

De conformidad con lo establecido en la ley, los comerciantes que quieran llevar sus libros de comercio registrables en medios electrónicos deberán solicitar el servicio de manera expresa ante la cámara de comercio aceptando los términos y condiciones establecidas para el efecto.

Una vez recibida la solicitud de inscripción de los libros registrables por parte del interesado, la cámara de comercio hace la anotación por cada uno de los libros, devuelve al solicitante el archivo electrónico al correo electrónico que tenga reportado el comerciante o inscrito; para ello, la cámara de comercio firma digital o electrónicamente la solicitud de inscripción y deja constancia electrónica de la fecha y hora en que fue enviado el archivo, por cualquier medio tecnológico disponible.
La constancia electrónica expedida por las cámaras de comercio, deberá tener la siguiente información:

– Cámara de comercio receptora.
– Fecha de presentación del libro para registro.
– Fecha de inscripción.
– Número de inscripción.
– Identificación del comerciante o del inscrito.
– Nombre del libro.
– Uso al que se destina.

A su vez, si a la fecha de la solicitud de inscripción del libro registrable por medios electrónicos, el libro físico que lo antecede posee hojas que no han sido empleadas, deben ser anuladas por la empresa.

Conformación de los libros registrados en medios electrónicos.

Efectuada la inscripción del libro de actas de juntas de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá el derecho a remitir a la cámara de comercio, por el término de un (1) año, los archivos electrónicos en donde consten las actas de dicho órgano, los cuales deberán estar firmados digital o electrónicamente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión.
La solicitud de asentar el archivo electrónico contentivo del acta, en el libro correspondiente, deberá estar firmada digital o electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario.
Efectuada la inscripción del libro de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la cámara de comercio, por el término de un (1) año, archivos electrónicos destinados a ese libro, los cuales serán firmados digital y electrónicamente por el representante legal. Es responsabilidad de la empresa la provisión de las firmas digitales o electrónicas y estampas cronológicas necesarias.
Una vez recibidos los archivos electrónicos, la cámara de comercio devolverá al solicitante el archivo electrónico al correo electrónico que tenga reportado el comerciante o inscrito. Para ello, la cámara de comercio lo firma digital o electrónicamente, y deja constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo por cualquier medio tecnológico disponible. La cámara de comercio le informará a la entidad la fecha límite para el envío de archivos electrónicos destinados al libro.

Si constan actos o documentos sujetos a registro en libros electrónicos registrados, se deben también inscribir en el registro mercantil

En el evento que solicite la inscripción de libros de comercio en medios electrónicos, cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, deberán solicitar adicional y expresamente el registro individual de cada documento ante la cámara de comercio.
La inscripción de documentos en el registro mercantil es independiente al proceso que deben realizar los usuarios para incorporar el documento (acta) dentro del libro electrónico.
El comerciante o inscrito podrá solicitar que el registro del acto se haga electrónica o físicamente, previa verificación de los requisitos de ley para su inscripción.

No obstante el libro se registre en la Cámara de Comercio y periódicamente el comerciante realice en el mismo las anotaciones (conformaciones) que estime convenientes, es responsabilidad del comerciante el correcto archivo y almacenamiento de los documentos digitales que conforman el libro, tal cual lo indica el artículo 11 del decreto 805 de 2013, durante el tiempo que la Ley lo exija.