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Los formatos a utilizar para el manejo de los libros electrónicos, deben de antemano cumplir con los siguientes requisitos, los cuales están establecidos en la norma internacional NTC/ISO15489-1 y en la guía No. 3 del Archivo General de la Nación y se relacionan directamente con las características de un documento electrónico como son:

a. Generalidades: Un documento debe reflejar correctamente lo que se comunicó o decidió o la medida que se adoptó. Debería ser capaz de satisfacer las necesidades de la organización a la que está vinculado y poder ser utilizado para rendir cuentas.

Además de su contenido en documento también debería incluir los metadatos necesarios para documentar una determinada operación, o estar permanentemente ligado o asociado a dicha metadata, tal y como se indica a continuación:

a1. La estructura de un documento, es decir, su formato y las relaciones existentes entre los elementos que lo integran debería permanecer intacta.
a2. El contexto en el que el documento fue creado, recibido y utilizado debería quedar patente en el mismo.
a3. La vinculación existente entre documentos simples, que se mantienen separados y se combinan para dar lugar a una unidad documental compuesta, debería permanecer siempre presente.
b. Autenticidad: El documento auténtico es aquel del que se puede probar:
b1. Que es lo que afirma ser
b2. Que su origen se puede comprobar (quien lo hizo y/o generó)
b3. Que se hizo (creó o envió) en el momento en que se afirma

c. Fiabilidad: Un documento fiable es aquel cuyo contenido puede ser considerado una representación completa y precisa de las operaciones, actividades o los hechos de los que da testimonio.

d. Integridad: Garantizar que el documento se mantiene completo e inalterado.

e. Disponibilidad: Debe garantizarse que el documento puede ser recuperado, consultado, presentado e interpretado, así el tiempo entre su creación y envío y su tiempo de consulta sea amplio.

Teniendo en cuenta que se deben cumplir las condiciones de origen, inalterabilidad y perdurabilidad en el tiempo de los libros electrónicos, se establece el formato PDF/A como estándar para el registro ante la Cámara de Comercio de los libros en forma electrónica, teniendo en cuenta que este formato permite entre otras cosas:

a. Por tratarse de un estándar se garantiza que podrá ser leído por los terceros interesados, sin que se requiera para ello software especial o particular.
b. Al ser un estándar, universalmente aceptado, garantiza la perdurabilidad en el tiempo.
c. Permite adicionar metadata sin alterar el contenido del libro
d. Permite ser firmado digitalmente (multifirma digital)
e. Es el único formato electrónico aceptado por el archivo general de la nación que permita garantizar su perdurabilidad en el tiempo.
f. Es el estándar seleccionado por el Gobierno Colombiano para la generación de documentos desde el Gobierno Nacional hacia el ciudadano.